“Si el tiempo es lo más caro, la pérdida de tiempo es el mayor de los derroches”. Benjamin Franklin

Cuando se habla de aplicaciones software lo habitual es pensar únicamente en dos posibilidades: el desarrollo de software específico y la adaptación de software estándar.

La primera alternativa supone un fuerte desembolso económico y lo habitual es que no se puedan apreciar los resultados hasta que se haya terminado el desarrollo e implantado el software en la empresa, lo que suele conllevar bastante tiempo.

La segunda alternativa resulta mucho más económica pero mucho menos flexible, ya que obliga a la empresa a “olvidarse” de su filosofía y adaptarse a la del software estándar, con los consiguientes cambios internos que ello implica.

Además, ambas aproximaciones tienen un coste muy elevado tanto en la formación de todo el personal para utilizar el nuevo software como en la gestión del cambio. Este último aspecto, muy a menudo ignorado, es la razón de que muchas instalaciones de software fracasen.

Al periodo normal de aprendizaje del nuevo sistema hay que añadir el derivado de la resistencia de la gente al cambio, especialmente cuando las ventajas de éste no son evidentes para los usuarios o no se han sabido explicar suficientemente.

La automatización utilizando herramientas ofimáticas estándar (que ya se usan en la empresa como Excel o Word) minimiza estos problemas y maximiza la flexibilidad de la solución. Al mismo tiempo que puede ser un complemento de los anteriores si la complejidad de la solución buscada obliga a emplear una de las aproximaciones anteriormente descritas.

Al realizar la automatización sobre las herramientas que ya se están utilizando se garantiza que se mantiene la filosofía de la empresa en sus procesos y se reduce la necesidad de formación adicional. Al mismo tiempo, la posibilidad de automatización gradual permite un cambio progresivo mucho más fácil de asimilar por los futuros usuarios.

En la siguiente tabla se resumen los puntos fuertes y débiles del desarrollo basado en herramientas ofimáticas estándar frente a las otras alternativas comentadas:

Con respecto al desarrollo de software a medida:

FORTALEZAS

DEBILIDADES

• Menor coste, al aprovechar las funcionalidades de las herramientas estándar.
• Posibilidad de apreciar los resultados inmediatamente.
• Desarrollo gradual, con posibilidad de continuar o parar en cualquier momento según las necesidades y las posibilidades de inversión de la empresa.
• Reducidas necesidades de formación, al basarse en aplicaciones conocidas.
• Menor resistencia al cambio, al producirse de forma gradual.
  

• Menor flexibilidad, al estar limitadas las capacidades de automatización de las herramientas ofimáticas.
• Imposibilidad de resolver ciertos problemas, debido a la misma limitación.

Con respecto a la adaptación de software estándar:

FORTALEZAS

DEBILIDADES

• Adaptación exacta a la filosofía de la empresa, no implica ningún cambio en la misma.
• Desarrollo gradual, con posibilidad de continuar o parar en cualquier momento según las necesidades y las posibilidades de inversión de la empresa.
• Reducidas necesidades de formación, al basarse en aplicaciones conocidas.
• Menor resistencia al cambio, al producirse de forma gradual.
  

• El coste de la solución puede ser superior en el largo plazo.
• Se necesita más tiempo para disponer de una solución completa.