“Siempre se tiene tiempo suficiente cuando se emplea como es debido” Goethe.

La escasa automatización que existe actualmente en muchos procesos, más o menos mecánicos, que se realizan con herramientas ofimáticas (Word y Excel fundamentalmente) se traduce en una importante pérdida de tiempo, pero además, los procesos manuales conllevan una elevada tasa de errores y una presentación muy heterogénea.

Esta problemática quizás sea más evidente en los departamentos comerciales, donde es habitual trabajar con Word y Excel en la creación de ofertas. Los comerciales suelen dedicar una parte importante de su tiempo a la redacción de ofertas, bien directamente, bien a través de una persona o departamento dedicado a ello.

La automatización del proceso de creación de ofertas, conlleva claros beneficios en cuanto a ahorro de tiempo, que los comerciales podrán dedicar a la venta, pero no sólo eso, además se consigue reducir los errores debidos a la redacción manual, como pueden ser la escritura errónea de un nombre o, más grave, dejar el nombre de un cliente en una oferta para otro. Por último, se puede conseguir una homogeneización de las ofertas presentadas, lo que contribuye a generar una imagen de marca.

Además, la automatización puede simplificar el flujo de información entre departamentos por lo que, por ejemplo, la automatización de la creación de ofertas podría asimismo ahorrar tiempo a otros departamentos relacionados: compras, producción, administración, ...

Las grandes empresas suelen resolver ésta y otras problemáticas con ERPs y CRMs, rara vez de forma completa, pero muchas veces no es necesario recurrir a una solución tan compleja, con una pequeña inversión se pueden lograr resultados evidentes en muy poco tiempo, añadiendo, a las herramientas que ya está usando, funcionalidades que le ayuden.